Với bộ công cụ năng suất đa dạng, khả năng lưu trữ đám mây và tích hợp sâu rộng trên Windows 11, Microsoft 365 đã trở thành lựa chọn mặc định của nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, người dùng ngày càng tìm kiếm những giải pháp thay thế do gánh nặng từ phí đăng ký không ngừng tăng và mối lo ngại về quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân. Mặc dù có rất nhiều lựa chọn thay thế Microsoft 365 trên thị trường, Nextcloud nổi bật hơn cả nhờ nhiều lý do thuyết phục.
Nextcloud là một nền tảng miễn phí, mã nguồn mở, cung cấp gói giải pháp toàn diện và cho phép người dùng thoát khỏi sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, tất cả mà không phải trả bất kỳ khoản phí hàng tháng nào. Dưới đây là những khía cạnh chính mà Nextcloud không chỉ ngang bằng mà còn thường xuyên vượt trội so với Microsoft 365.
1. Quyền Sở Hữu và Kiểm Soát Dữ Liệu Toàn Diện
Điểm khác biệt cốt lõi giữa Nextcloud và Microsoft 365 nằm ở quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu. Tự host (self-hosting) Nextcloud có nghĩa là bạn tự chạy phần mềm này trên máy chủ của riêng mình. Bạn có thể cài đặt Nextcloud trên một máy chủ vật lý chuyên dụng, máy chủ ảo (VPS), thiết bị Raspberry Pi hay thậm chí là thiết bị NAS (Network Attached Storage). Nextcloud cung cấp tài liệu hướng dẫn cài đặt chi tiết cho nhiều hệ điều hành khác nhau, giúp quá trình triển khai trở nên dễ dàng.
Hãy hình dung một công ty thiết kế nhỏ với 10 nhân viên, thường xuyên xử lý các dữ liệu nhạy cảm của khách hàng, bao gồm file thiết kế, hợp đồng và thông tin liên lạc bảo mật. Để tránh phí đăng ký hàng tháng và giải tỏa lo lắng về việc lưu trữ dữ liệu quan trọng trên các dịch vụ đám mây của bên thứ ba, việc tự host Nextcloud trên một máy chủ chuyên dụng tại văn phòng sẽ là giải pháp tối ưu. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo toàn quyền kiểm soát dữ liệu.
Giao diện trang chủ Nextcloud với các thư mục và file cá nhân, thể hiện khả năng tự host dữ liệu.
2. Hệ Sinh Thái Ứng Dụng Đa Dạng và Mạnh Mẽ
Hệ sinh thái ứng dụng rộng lớn của Nextcloud đã biến nó từ một nền tảng chia sẻ file đơn thuần thành một bộ công cụ năng suất và cộng tác mạnh mẽ. Theo mặc định, Nextcloud đã tích hợp sẵn tất cả các ứng dụng thiết yếu như Mail (thư điện tử), Contacts (danh bạ), Calendar (lịch), Tasks (nhiệm vụ) và Deck (quản lý dự án). Bạn có thể dễ dàng tạo tài liệu văn bản, bảng tính, bài thuyết trình, sơ đồ và nhiều hơn nữa. Mặc dù các ứng dụng này có thể không phong phú về tính năng như các đối tác của Microsoft, nhưng chúng hoàn toàn đáp ứng tốt nhu cầu công việc. Nextcloud cũng đã hợp tác với Collabora (dựa trên LibreOffice) để cung cấp các giải pháp văn phòng tích hợp.
Bạn luôn có thể truy cập Nextcloud App Store để khám phá và cài đặt vô số ứng dụng mở rộng khả năng cốt lõi của nền tảng. Từ các ứng dụng năng suất và giao tiếp đến bảo mật và đa phương tiện, Nextcloud cung cấp một kho ứng dụng phong phú để bạn lựa chọn. Tất cả các ứng dụng cốt lõi này cũng đã nhận được nhiều cải tiến đáng kể với bản cập nhật Nextcloud gần đây. Ví dụ, giờ đây bạn có thể tải lên các loại file khác ngoài hình ảnh lên Whiteboard để nâng tầm các buổi động não. Nextcloud Deck (công cụ quản lý dự án) hiện hỗ trợ xem trước liên kết cho các thẻ, hỗ trợ Markdown trong phần bình luận, và khả năng sao chép các bảng dự án cùng với dữ liệu của chúng.
3. Bảng Điều Khiển Năng Suất Cao và Khả Năng Tùy Biến
Nextcloud cung cấp trải nghiệm người dùng với khả năng tùy biến cực kỳ cao. Bạn có thể kết hợp thông tin từ nhiều ứng dụng khác nhau vào một bảng điều khiển duy nhất và có thể tùy chỉnh, tạo ra một trung tâm năng suất tập trung. Các widget này có thể hiển thị sự kiện lịch, nhiệm vụ, file gần đây, email, ghi chú, và thậm chí cả các nguồn cấp RSS bên ngoài. Ngoài ra, bạn còn có thể thay đổi hình nền cho bảng điều khiển theo ý muốn.
Nextcloud cũng hỗ trợ chế độ tối (dark theme) và phông chữ tùy chỉnh để đưa khả năng cá nhân hóa lên một tầm cao mới. Ngược lại, bảng điều khiển trang chủ của Microsoft 365 chủ yếu tập trung vào việc cung cấp quyền truy cập nhanh vào các file gần đây. Mặc dù hữu ích, nhưng nó thiếu các tính năng năng suất tổng thể rộng hơn mà Nextcloud cung cấp. Người dùng Microsoft 365 phải điều hướng đến các ứng dụng riêng biệt (Outlook, Calendar, To-Do) để truy cập email, lịch và nhiệm vụ của họ. Điều này chắc chắn không hiệu quả và tốn thời gian hơn nhiều so với trải nghiệm liền mạch trên Nextcloud.
Giao diện dashboard Nextcloud hiển thị các widget tùy chỉnh như lịch, task và email, minh họa khả năng cá nhân hóa.
4. Quản Lý Đa Phương Tiện Vượt Trội
Khả năng quản lý đa phương tiện của Nextcloud trước đây khá cơ bản, nhưng đã phát triển đáng kể trong vài năm qua. Giờ đây, bạn có thể tạo album ảnh, sử dụng các album cộng tác, thêm thư mục và thậm chí đánh dấu nhiều thư mục là mục yêu thích để dễ dàng truy cập.
Bạn cũng có thể áp dụng các thẻ (tags) cho các file đa phương tiện để xem lại chúng một cách nhanh chóng. Có một tab “Places” để xem lại ảnh và video của bạn theo vị trí chụp. Nhìn chung, Nextcloud đã bao gồm tất cả các tính năng cơ bản trong quản lý đa phương tiện, và bạn chắc chắn sẽ không còn bận tâm đến tài khoản OneDrive của mình nữa.
Tính năng quản lý ảnh trên Nextcloud với khả năng sắp xếp, tạo album và gắn thẻ, chứng minh quản lý đa phương tiện hiệu quả.
5. Bản Chất Mã Nguồn Mở Minh Bạch
Bản chất mã nguồn mở là một khía cạnh cơ bản của Nextcloud. Không giống như Microsoft 365, mã nguồn của Nextcloud được công khai cho cộng đồng. Bất kỳ nhà nghiên cứu hay chuyên gia bảo mật nào cũng có thể xem xét mã nguồn và xác minh các tuyên bố về quyền riêng tư của công ty. Tính chất mã nguồn mở của Nextcloud cũng tạo điều kiện cho một cộng đồng nhà phát triển, người đóng góp và người dùng đam mê sôi động và tích cực.
Nhìn chung, bằng cách chuyển từ Microsoft 365 sang Nextcloud, bạn sẽ không còn bị ràng buộc vào một hệ sinh thái độc quyền và có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu cụ thể của mình. Điều này mang lại sự linh hoạt và độc lập mà ít nền tảng thương mại nào có thể sánh được.
Cấu trúc thư mục của Nextcloud, minh họa khả năng tổ chức dữ liệu và tính minh bạch của mã nguồn mở.
6. Khả Năng Cộng Tác và Chia Sẻ Nâng Cao
Tương tự như Microsoft 365, Nextcloud cũng đạt điểm cao về khả năng cộng tác. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ file và thư mục với cả người dùng nội bộ và bên ngoài. Nextcloud cho phép bạn thiết lập các quyền chi tiết và kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống nội dung được chia sẻ. Hơn thế nữa, có tùy chọn đặt mật khẩu và ngày hết hạn cho liên kết chia sẻ để bảo vệ nội dung mật khỏi những ánh mắt tò mò.
Tính năng bổ sung được đánh giá cao là tab Hoạt động (Activity). Nó cung cấp cái nhìn tổng quan chi tiết về các hành động và thay đổi gần đây trong Nextcloud. Tab này hiển thị thông tin về việc tải lên, tải xuống, chỉnh sửa, chia sẻ và bình luận file. Đây là một công cụ rất tiện lợi cho việc kiểm tra dấu vết và theo dõi các thay đổi đối với các tài liệu quan trọng, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Giao diện chia sẻ file trong Nextcloud, cho phép cấp quyền và thiết lập bảo mật khi cộng tác nhóm.
Kết Luận
Nhìn chung, lựa chọn giữa Nextcloud và Microsoft 365 phụ thuộc vào nhu cầu và ưu tiên cá nhân của bạn. Nếu bạn coi trọng quyền sở hữu dữ liệu, quyền riêng tư, khả năng tùy biến và hiệu quả chi phí, Nextcloud chắc chắn là một giải pháp thay thế đầy sức hút. Mặc dù Microsoft 365 mang lại sự dễ sử dụng và tích hợp liền mạch, Nextcloud cung cấp khả năng kiểm soát tuyệt vời đối với môi trường kỹ thuật số của bạn.
Bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy từ bỏ các gói đăng ký thông thường và xây dựng một hệ sinh thái đám mây cá nhân hóa thực sự phục vụ nhu cầu của bạn. Nếu bạn có một chiếc PC cũ đang không sử dụng, hãy tham khảo hướng dẫn biến nó thành đám mây riêng tư bằng Nextcloud.
