Nếu bạn giống tôi, chắc hẳn bạn đã say mê sự linh hoạt đáng kinh ngạc của Notion và sử dụng nó cho mọi thứ, từ quản lý dự án cho đến cơ sở tri thức cá nhân. Tuy nhiên, phải thừa nhận rằng, dù Notion mạnh mẽ đến đâu, việc duy trì mọi thứ cập nhật và đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào vẫn có thể là một nhiệm vụ đầy thử thách.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu các cơ sở dữ liệu (databases) trong Notion của bạn có thể chủ động thông báo cho bạn những gì đang diễn ra và đẩy thông tin đến nơi cần thiết? Đó chính xác là điều tôi đã nỗ lực để đạt được, và trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn những bộ kích hoạt tự động hóa chính xác mà tôi sử dụng để biến các database Notion của mình thành những “trung tâm quyền lực” thông minh, tự quản lý.
Bạn có thể tìm biểu tượng tự động hóa phía trên mỗi database và thiết lập các bộ kích hoạt (triggers) và hành động (actions) dựa trên yêu cầu của riêng mình.
1. Nhận Cảnh Báo Nhiệm Vụ Dự Án Trực Tiếp trên Kênh Slack
Nắm Bắt Mọi Thay Đổi Về Nhiệm Vụ
Đây là một trong những tự động hóa Notion yêu thích của tôi và là một yếu tố thay đổi cuộc chơi trong quy trình làm việc của tôi. Tôi đã thiết lập một hệ thống mà khi ai đó – hoặc ngay cả tôi – thay đổi trạng thái của một nhiệm vụ từ “Đang thực hiện” (In Progress) sang “Đã soạn thảo” (Drafted) hoặc “Hoàn thành” (Completed), tôi sẽ ngay lập tức nhận được cảnh báo trên một kênh Slack chuyên dụng.
Sự điều chỉnh nhỏ này đã giúp tôi không phải liên tục kiểm tra Notion, và nó đảm bảo tôi không bao giờ bỏ lỡ các mốc quan trọng của dự án hoặc các nhiệm vụ cần sự chú ý của mình.
Chỉ tuần trước, tôi có một bài viết blog quan trọng cho một chiến dịch ra mắt sản phẩm sắp tới. Nhiệm vụ này nằm trong database Notion của tôi với trạng thái “Đang thực hiện”. Tôi đang chờ thành viên trong nhóm hoàn thành bản nháp để có thể bắt tay vào đánh giá. Ngay khi họ viết xong và thay đổi trạng thái nhiệm vụ từ “Đang thực hiện” sang “Đã soạn thảo”, tôi đã nhận được thông báo Slack trên điện thoại và máy tính để bàn. Tôi thậm chí có thể thêm một tin nhắn tùy chỉnh khi thiết lập tự động hóa này.
2. Tự Động Thay Đổi Độ Ưu Tiên Dựa trên Trạng Thái Nhiệm Vụ
Theo Dõi Nhiệm Vụ Ưu Tiên Cao Hiệu Quả
Tự động thay đổi độ ưu tiên của nhiệm vụ trong Notion dựa trên trạng thái công việc
Tôi rất tin tưởng vào tự động hóa này để ưu tiên ngay lập tức những gì đang hoạt động. Thiết lập của tôi đảm bảo rằng ngay khi trạng thái của một nhiệm vụ thay đổi từ “Chưa bắt đầu” (Not Started) sang “Đang thực hiện” (In Progress), độ ưu tiên của nó sẽ tự động chuyển sang “Khẩn cấp” (Urgent).
Đối với tôi, điều này là để báo hiệu sự tập trung tức thì và đảm bảo rằng tôi (hoặc bất kỳ thành viên nào trong nhóm) dành sự chú ý cần thiết cho nhiệm vụ đó. Ví dụ, tôi đang xây dựng một trang web cho khách hàng và theo dõi mọi nhiệm vụ thông qua bảng Kanban trong Notion. Tôi thường mất khoảng ba ngày để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Bất cứ khi nào tôi bắt đầu làm việc trên một nhiệm vụ (ví dụ: thiết kế wireframe), tôi đảm bảo thay đổi trạng thái để tự động hóa được kích hoạt và đặt độ ưu tiên của nó thành “Khẩn cấp”. Điều này đảm bảo rằng nhiệm vụ đó nổi bật rõ ràng ở đầu danh sách của tôi và tôi không bỏ lỡ thời hạn hoàn thành.
3. Nhận Thông Báo Cơ Sở Dữ Liệu Notion Qua Gmail
Giữ Hộp Thư Luôn “Bận Rộn” với Thông Tin Quan Trọng
Cài đặt tự động gửi thông báo từ database Notion đến hộp thư Gmail
Ngoài Slack, tôi cũng đã thiết lập các database Notion của mình để gửi cảnh báo trực tiếp đến hộp thư Gmail của tôi. Điều này hữu ích cho các thông báo yêu cầu chi tiết hơn hoặc khi tôi ít hoạt động trên Slack.
Tôi sử dụng một vài tự động hóa ở đây. Đối với các database quan trọng của mình, tôi đã thiết lập một cảnh báo để Notion gửi cho tôi một email về database đó mỗi tuần. Trong một trường hợp khác, tôi đã thiết lập tự động hóa để nhận email với tiêu đề và tin nhắn cụ thể khi ai đó thay đổi ngày đến hạn (due date) cho một nhiệm vụ.
4. Thông Báo Trực Tiếp đến Thành Viên Cụ Thể về Nhiệm Vụ
Giữ Các Thành Viên Trong Nhóm Luôn Được Cập Nhật
Cấu hình tự động gửi thông báo đến thành viên cụ thể trong Notion khi có điều kiện
Đây là một tự động hóa quan trọng khác trong quy trình làm việc của tôi. Bất cứ khi nào một nhiệm vụ ưu tiên cao bị hủy, database Notion sẽ cảnh báo nhà phát triển front-end trong nhóm.
Ở đây, tôi thiết lập một bộ kích hoạt với hai điều kiện: nếu độ ưu tiên của nhiệm vụ là “Cao” (High) và khi trạng thái được đặt thành “Đã hủy” (Canceled). Trong menu hành động (action menu), Notion sẽ gửi cảnh báo đến một thành viên có liên quan trong nhóm với một tin nhắn cụ thể. Người đó có thể nhanh chóng kiểm tra nhiệm vụ, xóa nó khỏi database hoặc trao đổi với người được giao nhiệm vụ về lý do hủy.
5. Tự Động Thêm Biên Lai Gmail vào Notion Databases (Với Zapier)
Quản Lý Biên Lai Tài Chính Dễ Dàng Nhờ Zapier!
Tôi sử dụng một công cụ bên thứ ba có tên Zapier cho tự động hóa này. Bất cứ khi nào tôi nhận được một email có biên lai (từ Amazon, đăng ký phần mềm hoặc Best Buy), tôi sẽ áp dụng nhãn “Biên lai” (Receipt).
Ngay khi tôi áp dụng nhãn này, Zapier sẽ vào cuộc và tạo một mục nhập mới trong một database cụ thể với tên biên lai, địa chỉ email, tiêu đề và tệp đính kèm. Bằng cách đó, tôi có thể theo dõi tất cả các biên lai của mình ngay từ trang “Tài chính” (Finance) của tôi trong Notion. Tôi đã phác thảo hướng dẫn từng bước cho tự động hóa này trong bài viết chuyên sâu của mình tại đây.
Thiết Lập Một Lần và Tận Hưởng Lợi Ích Dài Lâu
Nhìn chung, tôi đã biến các database Notion của mình thành những đối tác chủ động, hiệu quả. Sức mạnh của tính năng tự động hóa của Notion, đặc biệt khi kết hợp với các công cụ bên ngoài như Slack, thực sự mang lại sự thay đổi lớn. Vấn đề không chỉ đơn thuần là ghi lại thông tin, mà là thiết lập các hệ thống thông minh hoạt động hiệu quả cho tôi trong nền.
Tất nhiên, đây chỉ là một vài trong số những bộ kích hoạt ưu tiên của tôi. Tôi khuyến nghị bạn nên khám phá các tùy chọn có sẵn và thiết lập tự động hóa dựa trên yêu cầu riêng của mình. Đây là một trong những thủ thuật Notion mà tôi ước mình biết sớm hơn.
