Dù bạn có cố gắng rời bỏ bao nhiêu lần, Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office) vẫn giống như một mối tình cũ mà bạn không ngừng quay lại. Bạn có thể không thích cách nó “móc túi” của mình, nhưng nó lại là công cụ vô giá cho năng suất làm việc. Mặc dù không thiếu các lựa chọn thay thế Microsoft 365 — trong đó có nhiều giải pháp đã được chúng tôi phân tích trên Chiasethuthuat.com — hầu hết mọi người dường như vẫn gặp khó khăn khi chuyển đổi. Một số lý do khá hiển nhiên, trong khi những lý do khác lại ít rõ ràng hơn.
Cần lưu ý rằng Google Workspace là một đối thủ lớn khác trong lĩnh vực năng suất, và dù miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân, nó lại thiếu ứng dụng cài đặt trên máy tính. Bài viết này sẽ tập trung vào các lựa chọn thay thế Microsoft 365 cung cấp trải nghiệm ứng dụng đầy đủ trên máy tính, cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến một cách thuận tiện.
1. Sự Quen Thuộc Sâu Rộng Từ Giáo Dục
Microsoft Office gắn liền với tuổi thơ học đường của nhiều người
Người dùng làm việc với Microsoft Word trên máy tính, thể hiện sự quen thuộc với giao diện bộ ứng dụng văn phòng Microsoft.
Từ các bài luận đến dự án nhóm, Microsoft 365 có thể đã đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình học tập của chúng ta. Điều này không phải ngẫu nhiên; Microsoft cung cấp giấy phép bản quyền với mức chiết khấu đáng kể cho các trường học, với hy vọng rằng một khi sinh viên bước vào môi trường làm việc, sự quen thuộc này sẽ thúc đẩy các nhà tuyển dụng sử dụng sản phẩm của họ. Điều này tạo ra một vòng lặp phản hồi: Microsoft càng trở nên phổ biến ở nơi làm việc, càng nhiều người sử dụng nó, nhu cầu càng tăng. Và một khi bạn đã thành thạo các phím tắt và thói quen sử dụng của nó, thật khó để chuyển sang một phần mềm hoàn toàn xa lạ mà không có động lực đáng kể nào.
2. Lợi Thế Từ Các Chương Trình Giảm Giá
Giấy phép Microsoft 365 giá rẻ thường được cung cấp qua nơi làm việc và trường học
Trang web Microsoft 365 hiển thị ưu đãi giảm giá bản quyền cho sinh viên và cá nhân.
Liên quan đến điểm trên, giấy phép Microsoft 365 thường có thể được mua với giá chiết khấu thông qua nhà tuyển dụng hoặc tổ chức giáo dục. Với mức giá ưu đãi, giá trị mà nó mang lại càng trở nên mạnh mẽ hơn, đặc biệt khi các gói này thường bao gồm một lượng lớn dung lượng lưu trữ đám mây. Trong môi trường công sở, việc sở hữu một bộ ứng dụng văn phòng đạt chuẩn công nghiệp luôn là một ý tưởng hay. Bạn sẽ không bao giờ biết khi nào nó sẽ phát huy tác dụng. Microsoft cũng không ngừng mở rộng các tính năng của Microsoft 365, nâng cao trải nghiệm người dùng.
3. Yêu Cầu Bắt Buộc Từ Tổ Chức
Không thể né tránh yêu cầu của cấp trên hoặc nhà trường
Giao diện Microsoft Word với nhiều mẫu tài liệu có sẵn, minh họa việc tùy chỉnh cho doanh nghiệp.
Nếu nơi làm việc hoặc trường học cung cấp cho bạn Microsoft 365, rất có thể việc sử dụng nó là một yêu cầu bắt buộc dưới một hình thức nào đó. Ngoài việc sử dụng các ứng dụng cơ bản, nơi làm việc hoặc trường học của bạn có thể có các tiện ích mở rộng đặc biệt hoặc mẫu tài liệu tùy chỉnh cho các dự án cụ thể, báo cáo chi phí, v.v. Điều tương tự cũng xảy ra với các macro phức tạp trong Excel hoặc lịch Outlook được chia sẻ. Điều này càng đúng hơn nếu bạn cần chỉnh sửa cộng tác thời gian thực với đồng nghiệp; mọi người đều cần sử dụng cùng một nền tảng. Dù trong trường hợp nào, một khi Microsoft 365 đã được tùy chỉnh cho các quy trình làm việc cụ thể — đặc biệt nếu có liên quan đến một ứng dụng khác — thì rất ít có khả năng để chuyển sang giải pháp thay thế.
4. Nỗi Lo Lỗi Định Dạng Khi Chuyển Đổi
Chuyển đổi định dạng tệp giữa các ứng dụng có thể làm hỏng cấu trúc tài liệu
Đôi khi, người nhận tài liệu yêu cầu nó phải được gửi ở định dạng tương thích với Microsoft 365. Mặc dù khả năng tương thích chéo giữa Microsoft 365 và các bộ ứng dụng năng suất khác đã cải thiện đáng kể, nhưng nó vẫn chưa hoàn hảo. Khi chuyển đổi từ định dạng tệp này sang định dạng tệp khác, bạn luôn có nguy cơ mất đi định dạng tỉ mỉ mà bạn đã dành hàng giờ để hoàn thiện. Và mặc dù mọi thứ đã tốt hơn, việc khiến Microsoft 365 hiển thị tất cả hình ảnh và bảng biểu một cách chính xác đôi khi có thể cảm thấy như đang cố gắng bắt một con lươn trơn trượt. Nỗi sợ hãi mất hết công sức của mình có thể khiến mọi người mặc định chọn Microsoft 365, đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng, như báo cáo gấp hoặc đề xuất dự án.
5. Tích Hợp Đám Mây Và Ứng Dụng Mạnh Mẽ
Chỉnh sửa cộng tác tiện lợi trên nền tảng đám mây của Microsoft
Nhiều năm Microsoft đã dành để phát triển cơ sở hạ tầng đám mây của mình cũng đã mang lại lợi ích cho Microsoft 365. Bằng cách tích hợp sâu với đám mây, Microsoft 365 cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa cùng một tài liệu từ trình duyệt hoặc thiết bị di động của mình. Điều đó cũng có nghĩa là đồng nghiệp và bạn bè của bạn có thể cùng làm việc trên một tài liệu với bạn trong thời gian thực. Đây là một lợi ích to lớn mà nhiều giải pháp thay thế Office không cung cấp. Microsoft 365 còn có các tiện ích mở rộng hữu ích cho các ứng dụng giao tiếp như Slack, ngoài ứng dụng Teams của Microsoft.
6. Ứng Dụng Di Động Vượt Trội
Ứng dụng Microsoft 365 trên máy tính bảng và điện thoại thông minh, minh họa khả năng làm việc di động.
Trong bối cảnh năng suất hiện đại, rất nhiều công việc đang diễn ra trên các thiết bị di động, và Microsoft 365 (cùng với Google Workspace) đã hoàn thiện các ứng dụng di động của mình. Đây là điều mà các giải pháp thay thế Office vẫn đang nỗ lực phát triển. AndroOpen của OpenOffice vẫn còn non trẻ và có những lỗi cần khắc phục, trong khi LibreOffice chỉ có ứng dụng xem tài liệu. Từ giao diện sạch sẽ, nhanh chóng đến sự ổn định và hiệu suất tổng thể của chúng, không có gì phải nghi ngờ rằng Microsoft mang lại trải nghiệm vượt trội so với các đối thủ. Các điểm trên về chuyển đổi định dạng và khả năng tương thích cũng áp dụng cho thiết bị di động. Tốt nhất là mở tài liệu Word trong ứng dụng gốc của nó — đặc biệt đối với các tài liệu có theo dõi thay đổi (tracked changes), sửa đổi, nhận xét và chú thích.
Chuyển đổi khó, nhưng không phải không thể
Microsoft 365 không phải là tất cả trong lĩnh vực năng suất văn phòng, nhưng cho đến nay, đây là bộ ứng dụng văn phòng trên máy tính hoàn thiện nhất. Chắc chắn, Excel đôi khi vẫn nhầm lẫn số với ngày, và các ứng dụng web của Microsoft vẫn còn thua kém Google, nhưng nhìn chung, Microsoft 365 rất được trau chuốt, đặc biệt với các ứng dụng di động tuyệt vời và tính năng cộng tác.
Dù vậy, việc chuyển sang một giải pháp thay thế Microsoft 365 không phải là không khả thi. LibreOffice và Apache OpenOffice mỗi bên đều có những thế mạnh riêng, trong một số trường hợp, còn vượt trội hơn Microsoft 365. Nếu bạn đang băn khoăn liệu mình có thể bỏ đăng ký bản quyền mà vẫn duy trì năng suất hay không, hãy bắt đầu bằng cách sử dụng một bộ ứng dụng văn phòng thay thế cho những công việc không quá quan trọng, tìm cách khắc phục những điểm hạn chế của nó, và nếu nó đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy cam kết chuyển đổi hoàn toàn. Ngay cả khi đó, hãy giữ lại Microsoft 365 được cài đặt. Bạn sẽ không bao giờ biết khi nào mình cần đến nó.
