Ban đầu, Notion được biết đến như một không gian làm việc “tất cả trong một” tập trung chủ yếu vào việc ghi chú và tổ chức công việc, cạnh tranh với các ứng dụng như Obsidian hay Evernote. Tuy nhiên, mọi thứ đã thay đổi đáng kể, bắt đầu từ sự ra mắt của Notion Calendar – phiên bản lịch riêng của công ty, tương tự Google Calendar và Outlook. Giờ đây, như đã được công bố trên blog của Notion, công ty tiếp tục mở rộng bằng việc bổ sung Notion Mail vào danh mục sản phẩm của mình, đánh dấu bước đi mới nhất trong nỗ lực cạnh tranh với Microsoft Office và Google Workspace.
Notion Mail sở hữu các tính năng AI thực sự hữu ích
Notion mô tả ứng dụng email của mình là “một hộp thư đến mới được thiết kế để tư duy như bạn.” Ứng dụng email mới này được kỳ vọng sẽ mang đến một cách giao tiếp cá nhân hóa và hiện đại hơn, được tạo ra để khắc phục thực trạng “email phần lớn đã bị đóng băng theo thời gian,” ngay cả khi các công cụ làm việc khác đã phát triển. Sau khi trải nghiệm Notion Mail và vốn là người dùng Gmail trung thành, có thể nói tôi thực sự ấn tượng.
Điều luôn khiến tôi khó chịu về Gmail (và hầu hết các ứng dụng email) là giao diện của chúng thường khá lộn xộn. Việc trả lời email đã đủ căng thẳng, nên điều cuối cùng tôi muốn là cảm thấy choáng ngợp chỉ khi nhìn thấy hộp thư đến của mình. Trong khi các ứng dụng khác giúp bạn giải quyết vấn đề đó bằng cách sắp xếp email thành các danh mục như Chính, Quảng cáo, Mạng xã hội và Cập nhật, vấn đề là các tùy chọn tùy chỉnh của bạn gần như kết thúc tại đó.
Giao diện phân loại email của Gmail với các tab Primary, Promotions, Social, Updates
Với Notion Mail, bạn có thể tạo các mục riêng biệt (mà Notion gọi là “Views”) để lọc và sắp xếp email của mình. Bạn có thể tạo một mục bằng cách chạm vào + New view trong phần Views, và sau đó chọn Describe your view (Mô tả giao diện), Configure manually (Cấu hình thủ công), hoặc Use template (Sử dụng mẫu).
Với Describe your view, bạn chỉ cần nhập một mô tả ngắn gọn về cách bạn muốn lọc email, và ứng dụng email sẽ sử dụng Notion AI để sắp xếp hộp thư đến của bạn dựa trên tiêu chí đó. Nó cũng sẽ đưa ra một vài gợi ý cho bạn.
Chẳng hạn, tôi nhận được các gợi ý như Cập nhật hồ sơ việc làm và Tin tức và bài viết liên quan đến AI trong mục Giữ trong hộp thư đến, và Email rác từ những người tôi không quen cùng Biên lai và xác nhận mua hàng trong mục Tách khỏi hộp thư đến.
Tính năng Describe your view trong Notion Mail giúp tự động phân loại email bằng AI dựa trên mô tả người dùng
Tôi đã có thể hình dung tính năng này sẽ hữu ích như thế nào khi cố gắng sắp xếp hộp thư đến công việc của mình! Dĩ nhiên, vì tính năng này sử dụng AI, tôi không mong đợi nó hoàn hảo, nhưng chắc chắn nó rất thú vị.
Các tính năng của Notion Mail không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp. Nếu bạn dành hàng giờ để viết đi viết lại những email giống nhau, Notion Mail cũng có thể giúp bạn. Mệt mỏi vì phải viết cùng một email hỏi đồng nghiệp xem họ có rảnh để uống cà phê nhanh không? Bạn có thể lưu nó dưới dạng mẫu email và tránh phải viết lại nhiều lần!
Đúng như dự đoán, Notion Mail cũng tích hợp chặt chẽ với ứng dụng lịch của Notion, cho phép bạn chia sẻ lịch rảnh sắp tới của mình và cho phép người khác nhanh chóng đặt lịch hẹn với bạn. Bạn cũng có thể sử dụng Notion AI để tinh chỉnh email của mình. Nếu bạn đã quen thuộc với Notion, lệnh / là thứ bạn có thể sử dụng hàng phút. Với Notion Mail, bạn có thể sử dụng cùng lệnh / để hiển thị các tiêu đề, chú thích và tất cả các khối nội dung khác mà bạn đã quen thuộc, ngay bên trong email của mình.
Notion Mail tích hợp tính năng lập lịch họp nhanh chóng với Notion Calendar
Cách truy cập Notion Mail
Để sử dụng, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang web của Notion Mail, nhấn Get started for free (Bắt đầu miễn phí), và kết nối tài khoản Gmail của bạn. Tại thời điểm viết bài, ứng dụng đã có sẵn trên nền tảng web, dưới dạng ứng dụng native cho macOS, và cũng sẽ sớm ra mắt trên iOS!
Giao diện Notion Mail khi kết nối tài khoản Gmail để bắt đầu sử dụng
Tôi chắc chắn đây chỉ là khởi đầu, và Notion Mail sẽ ngày càng tốt hơn. Dù sao đi nữa, đây là một bước tiến thú vị, và tôi nóng lòng muốn xem nó sẽ phát triển như thế nào trong tương lai. Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm một phương pháp quản lý email đột phá hơn chưa?
Tài liệu tham khảo:
- Introducing Notion Mail: https://www.notion.com/blog/introducing-notion-mail
