Trong cuộc sống hiện đại, việc quản lý tài chính cá nhân là một thách thức không nhỏ đối với nhiều người, bao gồm cả tôi. Thật dễ dàng để đánh mất dấu vết các khoản chi tiêu trong tháng, dẫn đến tình trạng “hụt hơi” vào cuối kỳ. Mặc dù đã thử qua nhiều ứng dụng theo dõi chi tiêu, tôi vẫn cảm thấy không thoải mái khi cấp quyền truy cập vào email và tin nhắn cá nhân cho các bên thứ ba. Một giải pháp tốt hơn đã nảy ra trong đầu tôi: tự mình tạo trình quản lý chi tiêu bằng n8n. Gần đây, tôi đã bắt đầu thử nghiệm nền tảng này và nhận thấy nó khá dễ sử dụng. Tôi thực sự không nghĩ rằng việc xây dựng một trình theo dõi chi tiêu từ đầu lại đơn giản đến vậy, đặc biệt là khi kết hợp khả năng tự động hóa quản lý chi tiêu với n8n và AI.
Không phức tạp như bạn nghĩ: Trình theo dõi chi tiêu độc đáo
Không cần quá cầu kỳ, vẫn hiệu quả
Tôi không xây dựng một trình theo dõi chi tiêu tự động hoàn toàn, quét qua tin nhắn và email để tự động ghi lại mọi khoản chi. Loại trình theo dõi đó không thực sự phù hợp với nhu cầu của tôi. Lý do là các ứng dụng tự động hóa thường không thể theo dõi chính xác số tiền mặt bạn đã chi tiêu và dùng vào việc gì. Chúng chỉ ghi nhận các giao dịch rút tiền, và nếu bạn là người vẫn thường xuyên dùng tiền mặt như tôi, bạn sẽ cần nhập thủ công các khoản chi đó. Hơn nữa, việc xây dựng một trình theo dõi hoàn toàn tự động sẽ làm tăng thêm độ phức tạp, và tôi phải thừa nhận, tôi không hoàn toàn tự tin mình có thể thực hiện được.
Một vấn đề khác với hầu hết các trình theo dõi là chúng không phân loại rõ ràng mục đích chi tiêu, liệu đó là đồ ăn, tạp hóa, đi lại, hóa đơn hay một thứ gì khác. Điều này là do các tin nhắn và email giao dịch bạn nhận được thường không bao gồm mức độ chi tiết đó.
Thay vào đó, tôi quyết định xây dựng một trình theo dõi được kích hoạt bằng tin nhắn văn bản. Tôi chỉ cần gửi cho hệ thống tự động một tin nhắn với chi tiết chi tiêu, ví dụ như “chi phí: mua sắm, 15 USD, 28 Thg 1 25”, và nó sẽ tự động được thêm vào một Google Sheet. Tôi có thể linh hoạt thêm các khoản chi tiêu dưới nhiều định dạng khác nhau vì hệ thống tự động hóa sử dụng một mô hình AI để phân tích văn bản và nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
Thiết lập này tạo ra sự cân bằng tuyệt vời giữa tự động hóa và kiểm soát thủ công. Tôi không cần phải thông qua giao diện người dùng phức tạp hay đăng nhập vào một ứng dụng khác. Tôi chỉ cần gửi một tin nhắn nhanh đến n8n, và nó sẽ được ghi lại. Bộ phân tích AI mà tôi đã sử dụng giúp trích xuất ngày, số tiền và danh mục từ ngôn ngữ tự nhiên, điều này có nghĩa là tôi không phải tuân thủ một định dạng cố định nào. Cho dù tôi nói “cà phê, 3 USD, hôm nay” hay “đã mua tạp hóa; 25.5 usd; 29 Thg 5 2025”, hệ thống đều hoạt động.
Theo thời gian, tôi có thể thêm các danh mục, xây dựng biểu đồ hoặc thậm chí thiết lập các bản tóm tắt chi tiêu hàng tháng. Nhưng hiện tại, nó đã giúp tôi kiểm soát chi tiêu của mình một cách nhất quán hơn rất nhiều so với trước đây.
Hướng dẫn thiết lập chi tiết trong chưa đầy một giờ
Các bước triển khai đơn giản
Để bắt đầu, tôi đã tạo một Google Sheet để lưu trữ tất cả các khoản chi tiêu của mình. Nó chỉ có ba cột: mô tả (description), số tiền (amount) và ngày (date). Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản vì nó giúp việc xem lại dễ dàng hơn. Mỗi mục nhập mới sẽ xuất hiện dưới dạng một hàng mới trên bảng tính này.
Trong n8n, tôi bắt đầu bằng cách tạo một workflow (quy trình làm việc) được kích hoạt khi tôi gửi một tin nhắn trò chuyện. Tin nhắn sẽ đi vào một node AI Agent, sử dụng mô hình chat của OpenAI để hiểu những gì tôi đã nhập. Tôi cũng kết nối nó với một node bộ nhớ nhỏ để AI có thể theo dõi các cuộc trò chuyện ngắn, mặc dù phần này không bắt buộc.
Công cụ quan trọng nhất được kết nối với AI Agent là một sub-workflow (quy trình con). Công cụ này phân tích tin nhắn và lưu dữ liệu chi tiêu vào Google Sheet của tôi. Khi tôi gửi một cái gì đó như “cà phê; 120 INR; 29 Thg 5 2025”, AI sẽ chuyển nó đến sub-workflow này để xử lý.
Bên trong sub-workflow, mọi thứ bắt đầu với một node Workflow Input Trigger. Node đó nhận tin nhắn và sử dụng một mô hình OpenAI khác để chuyển đổi tin nhắn thành dữ liệu có cấu trúc. Đầu ra là một đối tượng JSON nhỏ gọn với các trường như mô tả (description), chi phí (cost) và ngày (date).
Sau khi quá trình phân tích hoàn tất, dữ liệu sẽ chảy vào node cuối cùng để lưu vào Google Sheets. Node này ghi một hàng mới bằng cách sử dụng các giá trị đã trích xuất. Nó trực tiếp cập nhật cùng một bảng tính mà tôi đã tạo trước đó trong quá trình thiết lập.
Phần duy nhất cần một chút chú ý là đảm bảo AI Agent biết phải gọi sub-workflow nào. Bên trong node tác nhân (agent node), có một menu thả xuống nơi bạn phải chọn workflow chính xác. Nếu bạn quên thiết lập điều đó, không gì hoạt động đúng và dữ liệu sẽ không được chuyển đi.
Theo dõi chi tiêu mà không tốn một xu (gần như vậy!)
Chi phí và các lựa chọn thay thế
Trình theo dõi chi tiêu này không tốn của tôi bất cứ thứ gì. n8n miễn phí khi bạn tự host nó, điều mà tôi đã thực hiện bằng Docker. API Google Sheets cũng có sẵn miễn phí (trong giới hạn), và bạn có thể dễ dàng kích hoạt nó bằng cách tạo một tài khoản Google Cloud. Chi phí tiềm năng duy nhất là API OpenAI. Tôi đã thử tạo cùng một workflow bằng khóa API từ gói miễn phí của OpenAI, nhưng liên tục nhận được thông báo “Bạn đã vượt quá hạn mức hiện tại của mình. Vui lòng kiểm tra gói và chi tiết thanh toán của bạn.” Tôi đã thử lại bằng khóa API từ gói Plus, và nó đã hoạt động.
Bạn không nhất thiết phải gắn bó với OpenAI. Bất kỳ mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) nào có chất lượng tốt cũng có thể thực hiện công việc này. n8n hỗ trợ hầu hết các LLM phổ biến, dù đó là Google Gemini, Claude, hay thậm chí là DeepSeek. Ngay cả Grok của X cũng khá tiện lợi, cộng với việc nó đi kèm với 25 USD tín dụng, được cấp hàng tháng.
Giao diện trực quan của quy trình tự động hóa quản lý chi tiêu bằng n8n, tích hợp AI để xử lý dữ liệu
Khám phá niềm vui của tự động hóa
Tôi còn khá mới với tự động hóa, nhưng nó thực sự rất thú vị. Bạn có thể tự động hóa rất nhiều tác vụ lặp đi lặp lại, cả trong công việc và cuộc sống cá nhân. Các ứng dụng như IFTTT cho phép bạn tự động hóa những điều bạn có thể không ngờ tới. Khi tìm hiểu về tự động hóa, hãy thử các lựa chọn thay thế miễn phí và mã nguồn mở như Huginn.
